Was zeichnet Kanban Projektmanagement aus?

Mit dem Visualisieren des Projektworkflows und vier Prinzipien Engpässe im Projekt schnell erkennen und darauf reagieren. Dies ist mit der einfach zu adaptierende Methode Kanban möglich, die einen einfachen Einstieg in die Thematik Agilität bietet.

Was ist Kanban?

Kanban – aus dem Japanischen wird Kanban wörtlich als Schild oder visuelles Signal übersetzt – ist eine Arbeitsmanagement-Methode aus Japan, die 1947 aus dem Toyota Production System (TPS) entstanden ist. Das Ergebnis dieser Bemühungen bezeichnet man heute auch als Pull-Methode, da Nachschub erst dann angefordert wird, wenn sich der Vorrat dem Ende zuneigt.

Neben dem sehr populäre Scrum ist Kanban eine Methode, wie agiles Projektmanagement angewendet werden kann. Diese wird heute in aller Art von Projekten in unterschiedlichsten Branchen eingesetzt. Dabei werden neu Aufgaben statt Produktionsmaterialien nach der Pull-Methode angegangen. So werden bei Kanban Aufgaben in kleine Schritte geteilt und nacheinander abgearbeitet. Dadurch werden einzelne Schritte zuerst vollständig beendet, bevor sich ein Projektmitarbeitender einem neuen widmet und die vielen Projekttasks werden nicht parallel bearbeitet. Erst wenn das Team wieder Kapazitäten in der Spalte „Doing“ hat, nehmen sich die Mitarbeitenden eine neue Aufgabe aus der Spalte „To Do“, auch „Backlog“ genannt. Projektteams können so vermehrt autonom handeln.

Kanban beruht auf den folgenden vier Prinzipien, die für die erfolgreiche Anwendung wichtig sind. Die Prinzipien müssen dabei allen Projektmitarbeitenden bekannt und von allen verstanden sein sowie anschliessend von allen umgesetzt werden.

Projekt-Workflow visualisieren und Transparenz im Projektteam schaffen

Visualisierung: Zentrum der Methode ist das Kanban-Board und damit die Visualisierung der Arbeitsschritte. Korrekt aufgebaut und benutzt, dient die Tafel als Informationsknoten, in dem die Engpässe und dadurch Behinderungen im Projekt-Workflow ersichtlich ist. Diese Tafel kann beispielsweise ein Whiteboard, eine Wand im Projektbüro oder eine digitale Version in einer Projektmanagement-App sein. Die einfachste Ausprägung des Boards hat drei Spalten. Einzelne Aufgaben werden als farbige Karten (bspw. Post-it oder Karteikarten) visualisiert. In der linken Spalte befindet sich der Backlog. Hier finden sich alle noch anstehenden Aufgaben. Während des Projekts können hier auch neue Aufgaben hinzukommen. In der mittleren Spalte sind alle Aufgaben angebracht, an denen das Projektteam aktuell arbeitet. Die Spalte wird häufig mit „Doing“ oder „Work in Progress (WIP)“ betitelt. Die Aufträge durchlaufen das Board von links nach rechts bis zur letzten Spalte, in der sich alle abgeschlossenen Aufgaben befinden. Zusätzlich kann einem Projekt-Board bspw. den Mitarbeitenden je eine Farbe zugeteilt werden, wodurch ein schneller Überblick über die Tätigkeiten je Mitarbeitenden gewährleistet ist.

Aufgabenlimit: Bevor man beginnt, Kanban einzusetzen, legt man fest, wie viele Aufträge in den zu bearbeitenden Spalten gleichzeitig bearbeitet werden dürfen. Dadurch wird zum einen das Multitasking reduziert, zum anderen bedeutet weniger WIP, dass jede einzelne Aufgabe schneller erledigt werden kann als bei einer parallelen Bearbeitung. Durch Begrenzung der zur Verfügung stehenden Karten wird gewährleistet, dass nicht die Anzahl der (begonnenen oder bearbeiteten) Aufgaben, sondern die Ergebnisse im Mittelpunkt der Betrachtung stehen. Im obigen einfachen Beispiel gibt es nur eine solche Spalte und das Aufgabenlimit ist auf drei Aufgaben gesetzt. Unter dem folgenden Link finden sich weitere Beispiele von komplexeren Kanban-Boards.
https://kanbanize.com/de/kanban-ressourcen/kanban-software-de/kanban-boardbeispiele

Workflow: Im Kern von Kanban steht das Konzept von Flow. Das bedeutet, dass die Aufgaben möglichst gleichmässig durch das System fliessen sollen, ohne lange Wartezeiten oder Blockaden. Bei Boards mit mehreren zu bearbeitenden Spalten werden gerade im Zusammenhang mit dem Aufgabenlimit solche Engpässe/Blockaden ersichtlich.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (Kaizen): Kanban-Prozesse sind regelmässig zu analysieren, um die Effizienz der Arbeitsweise weiter zu verbessern. Es muss zudem klar sein, dass die Regeln veränderlich sind. Ein Hauptmerkmal von agilen Prozessen ist schliesslich, diese regelmässig zu hinterfragen und anzupassen. Es ist wichtig, Feedback auszutauschen, um den Arbeitsablauf langfristig zu verbessern. Hierfür sieht Kanban regelmässige Meetings (sogenannte Kadenzen) vor, gibt aber keine direkten Vorgaben, wann oder wie oft diese auftreten sollen.

Der Hauptzweck von Kanban ist die Minimierung von Aktivitäten, die zu Verlusten führen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Auf diese Weise lässt sich auch in vielen anderen Einsatzgebieten der Workflow verbessern und damit gleichzeitig die Produktivität und die Qualität des Endprodukts für den Kunden, die Kundin zu steigern. Kanban folgt hier dem Lean-Prinzip.

Vorteile des Projektmanagements mit Kanban

Dank weniger fester Regeln ist Kanban gut für den Einstieg in die agile Arbeitsweise geeignet. Da es sich einfach integrieren lässt, führt es zu wenig Widerstand und kann auch neben anderen Methoden wie bspw. Scrum eingesetzt werden. Die bestehenden Projektworkflows und Rollen können nach Kanban überführt werden, was die Akzeptanz zusätzlich stärkt.

Die Projektmitarbeitenden erfahren eine Steigerung der Motivation, da die einzelnen Teams autonomer arbeiten und Projektmitarbeitende über grössere Flexibilität und mehr Gestaltungsmöglichkeiten verfügen.

Durch die stetige Verbesserung der Arbeitsabläufe führt Kanban zu kürzeren Durchlaufzeiten der Arbeitspakete und einem gleichmässigen Workflow. Kanban schafft schnell hohe Transparenz in die Arbeitsprozesse und akuten Probleme und ermöglich ein hohes Anpassungspotenzial bei kurzfristigen Änderungen des Bedarfs. Zudem führt es zu einer Reduzierung des Managementaufwands durch autonome Regelkreise.

FAZIT

Richtig eingesetzt hilft Kanban durch die Einhaltung der vier Prinzipien die Aufgaben eines Projektes in einem geregelten Workflow darzustellen und natürlich auch abzuarbeiten. Dadurch werden Engpässe schneller entdeckt und die kontinuierliche Verbesserung kann im Projektteam gelebt werden.

Literaturquellen / Links / Tools

https://kanbanize.com/de/kanban-ressourcen/kanban-erste-schritte/was-ist-kanban
https://kanbanize.com/de/kanban-ressourcen/kanban-software-de/kanban-boardbeispiele
https://www.ionos.de/digitalguide/websites/web-entwicklung/kanban/
https://refa.de/service/refa-lexikon/kanban
https://www.it-agile.de/wissen/einstieg-und-ueberblick/kanban/
https://www.kanban-system.com/de/kanban-system-was-ist-das/
https://www.ingenieur.de/karriere/arbeitsleben/alltag/kanban-agiles-projektmanagement-fuer-ingenieure-und-informatiker/

Autorenteam:
Gérôme Grollimund
Simon Hänggi (XING: https://www.xing.com/profile/Simon_Haenggi4/cv | LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/simon-h%C3%A4nggi-6a51bb123/)

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