Kanban als Instrument der digitalen Transformation

Die Teilnehmenden dieses Lehrgangs werden zu Digital Change Agents ausgebildet, die mit agilem Vorgehen das Business unterstützen, motivieren und Hemmschwellen abbauen. Ausserdem schreiben unsere Absolventinnen und Absolventen einen Blogbeitrag. Dieser ist von Mehmet Aslan und Andreas Kraft.

Kanban im wörtlichen Sinne bedeutet so viel wie Signalkarte oder Karte und ist eine agile Methode, die aus Japan stammt. Sie stellt ein Fertigungssteuerungsverfahren dar und wurde für das Unternehmen Toyota Motor Company entwickelt mit dem Ziel, die Lagerkosten zu reduzieren und eine Optimierung der Produktion zu erreichen.

Beim Kanban wird ein bestehender Prozess in kleine Schritte unterteilt und so der Transformationsprozess schrittweise vorangetrieben. Kanban verbessert die Produktivität und die Qualität und macht Arbeitsabläufe agiler. Es werden viele kleine Änderungen durchgeführt und das Neue wird für die Mitglieder einer Organisation an vielen Stellen erlebbar. Durch den Verzicht auf den einzigen grossen Wurf, wie bei der sogenannten Origin Case of Change, wird das Risiko für ein Scheitern des Transformationsprozesses reduziert. Kanban ist ein nützliches Instrument, um die digitale Transformation aus der Haltung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und nicht als störenden Big Bang zu betreiben. Kanban stellt immer den Ist-Zustand des Prozesses dar, visualisiert die darin enthaltenen Aufgaben, schafft dabei eine bestmögliche Transparenz und verbessert somit den Arbeitsprozess.

Das Kanbanboard
Auf einem Board (Kanbanboard) werden die Aufgaben (Backlog) gesammelt und visualisiert. Das Board wird durch Spalten aufgeteilt: Backlog, To Do, Work in Progress und Done. Diese können aber je nach Anforderung erweitert werden, zum Beispiel mit Review.  Über die sogenannten Lanes lassen sich die Prioritäten steuern. Zusätzlich können weitere Regeln definiert werden. Anzahl gleichzeitiger Tasks, wann ist der Task erledigt usw.  Natürlich ist auch bei Kanban der KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) sehr wichtig. Dazu finden regelmässig kurze Meetings vor dem Board statt, einmal pro Tag.  Diese Meetings sollten aber nicht länger als dreissig Minuten dauern. Hier findet der Austausch zwischen allen Projektteilnehmenden statt. Es wird über abgeschlossene Tasks, Probleme, Anpassungen, Verbesserungen usw. diskutiert. Mit dieser Methode erhält man sehr schnell einen Überblick über alle Tasks und darüber, welches Team gerade mit welchen Aufgaben beschäftigt ist.

Klassische Methode vs. Agile Methoden

Klassische Methode
Die klassische Projekt-Methode verläuft linear. Der Projektumfang wird am Anfang definiert. Anpassungen sind meistens aufwendig und treiben die Projektkosten in die Höhe.  Es gibt klare Meilensteine, die eingehalten werden müssen.

• Ziel und Anforderung sind fix
  • Aufwand und Termine sind variabel
  • Längere Meetings während des Projekts
  • Ergebnis am Schluss

Agile Methode
Agiles Projektmanagement ist interaktiv. In regelmässigen Abständen werden Teilergebnisse abgeliefert, geprüft und falls notwendig nachgebessert. Anpassungen und Anforderungen können bei Bedarf jederzeit einfliessen. Alle Stakeholder sind jederzeit über den Stand des Produkts/Projekts informiert.

• Aufwand und Termin sind fix
  • Umfang und Ziel kann variabel sein
  • Kurze, dafür tägliche Meetings
  • Ergebnisse werden kontinuierlich beurteilt

Einsatzmöglichkeiten
Kanban ist potenziell für jeden Prozess mit verschiedenen Stufen anwendbar. 
Gerade bei Einsatz von digitalen Projekten ist Kanban eine optimale Methode. So lassen sich grosse digitale Transformationen einfach herunterbrechen und man erreicht mit kleinen Projekten schnell das Ziel, was wiederum die Motivation und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden steigert. Dank Kanban wird der Managementaufwand deutlich reduziert und die Abarbeitungsgeschwindigkeit steigt entsprechend deutlich an. Kanban kann von agilen und traditionellen Managementmethoden eingesetzt werden.

Praxisbeispiel
Kanban wird grundsätzlich in der Produktion von realen und digitalen Gütern wie Produkte, in der Produktion von digitalen Gütern wie Software, in der Produktion von Leistung in Form von Dienstleistungen oder in der Organisation oder im Management gebraucht.

Autoren: Mehmet Aslan und Andreas Kraft

Literaturquellen

https://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/informationssysteme/Sektorspezifische-Anwendungssysteme/Produktionsplanungs–und–steuerungssystem/Fertigungssteuerung/Kanban/index.html/?searchterm=kanban

https://www.linkedin.com/learning/digitale-transformation-im-unternehmen/kanban?u=2197772

https://www.linkedin.com/learning/kanban-grundlagen/kanban-in-der-it?u=2197772

CAS Agile Leadership in IT

Persönliche Beratung

Sie würden sich gerne persönlich beraten lassen? Senden Sie ein E-Mail an martina.dallavecchia@fhnw.ch und vereinbaren Sie einen Termin.

Dozenten in diesem sehr praxisorientierten Lehrgang sind:

Martina Dalla Vecchia (FHNW, Programmleitung)
Frederik Thomas (FHNW, Programmleitung)
Ralf Asche ( Service Management Gate GmbH )
Lukas Fässler (FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG)
Martin König (Durchblick – Business Coach)
Markus Dobbelfeld (Search & Co.)