Coronakrise als Treiber des Wandels der Meeting-Kultur

Coronakrise als Treiber des Wandels der Meetingkultur

Die Coronakrise im Jahr 2020 brachte für fast alle Unternehmen einschneidende Veränderungen. Unternehmen weltweit waren von einem Tag auf den anderen gezwungen, ihre Belegschaft, wenn möglich, im Homeoffice arbeiten zu lassen. Wenn dies nicht möglich war, wurden persönliche Kontakte und physische Meetings im Büro auf ein Minimum heruntergefahren. Der Einsatz von Tools, wie z.B. Microsoft-Teams und Zoom, die eine digitale Face-to-Face-Kommunikation ermöglichten nahmen sprunghaft zu.  

Was bedeutet dies für die Meeting-Kultur eines Unternehmens? Kehren wir nach der Krise in die ursprüngliche Meeting-Kultur zurück oder nutzen die Unternehmen die Krise und etablieren eine neue Meeting-Kultur mit neuen Rahmenbedingungen?  

Chancen und Gefahren von virtuellen Meetings 

Der weltweite Lockdown hat vielen Unternehmen gezeigt, dass Meetings auch virtuell durchgeführt werden können und Dienstreisen nicht zwingend notwendig sind. Somit ergibt sich gerade für Grossunternehmen ein Potenzial an Einsparungen im Bereich Reisekosten und der mit der Reise verbundenen Arbeitszeit. Diese kann dann produktiv genutzt werden.  Weiter ermöglichen virtuelle Meetings, sich spontan, virtuell und weltweit treffen zu treffen. Diese Flexibilität erleichtert die Kooperation über verschiedene Zeitzonen hinweg – stellt jedoch gleichzeitig vor die Herausforderung, dauerhaft erreichbar und verfügbar zu sein.

Häufig wird als weiterer Nachteil von virtuellen Meetings das Fehlen der para- und der nonverbalen Kommunikationsebene genannt. Neben der verbalen Kommunikation sind diese Kommunikationsformen von nicht zu unterschätzender Bedeutung und können den Erfolg eines Meetings beeinflussen oder Meetings effizienter und weniger ermüdend sein lassen. Gerade bei Meetings, die einen kreativen Charakter haben, ist dies eine nicht zu vernachlässigende Tatsache.  Auch fällt hier der informelle Austausch vor und nach dem Meeting weg. Gerade dieser Austausch trägt positiv zu einem kreativen Umfeld bei. Virtuelle Meetings führen zu neuartigen „Distraktoren“, also Faktoren, welche die Aufmerksamkeit während eines virtuellen Meetings anderweitig binden. Die Bandbreite erstreckt sich über Störungen durch Hintergrundlärm, hereinplatzende Kinder, technische Störungen bis zum Eigenbild als permanentes Videofeedback. Dieses lenkt den Fokus auf die Selbstdarstellung und deren Wirkung. 

Rahmenbedingungen und Guidelines

Mit der Umstellung auf Homeoffice waren die Unternehmen schlagartig gezwungen, ihre Meetings virtuell durchzuführen und die Rahmenbedingungen änderten sich. 

Dies erforderte, dass die entsprechende Technologie zur Verfügung stehen musste sowie die geeignete Hardware. Dazu gehört auch die Definition der Technologie, inklusive Plattform, mit der Inhalte geteilt, abgerufen und verfolgt werden können. In Bezug auf Hilfsmittel war zu beobachten, dass traditionelle Werkzeuge, wie z.B. Flipchart durch seinen Disruptor “Miro Board”, ersetzt wurden. Die digitale Fitness der einzelnen Mitarbeitenden wurde über Nacht auf die Probe gestellt und ist heute Voraussetzung für effiziente und erfolgreiche virtuelle Meetings.   

Sofern bereits Guidelines bezüglich Durchführung von physischen Meetings existierten, mussten diese auf Aktualität geprüft und angepasst werden, um Technologie und Mensch in Einklang zu bringen.  Wichtige Elemente sind z.B. das pünktliche Einwählen der Meeting-Teilnehmenden, das Einschalten der Kamera, Mikrofon auf “mute” so lange nicht gesprochen wird, Timing einhalten sowie Agenda im Vorfeld bekannt geben. Eine stabile Internetverbindung, die allem zugrunde liegt, wird vorausgesetzt.

Sicherlich braucht ein lokal tätiges KMU andere Guidelines als beispielsweise ein international tätiger Grosskonzern und bestimmt ist es auch sinnvoll, zwischen Rahmen und Inhalt von Meetings zu differenzieren. Das wöchentliche Teammeeting ist sicherlich informeller als das Quartalsmeeting auf Managementebene.   Doch lassen sich alle Meetings in den virtuellen Raum übertragen?  Die Vielfalt an Meetings vom wöchentliche “1to1” mit dem Chef, der Teamaustausch, Entscheidungsmeetings, Kundentermine, Kreativmeetings und Strategiemeetings müssen individuell bezüglich Chancen und Gefahren abgewogen werden, die der virtuelle Raum mit sich bringt. Wenn es im Unternehmen bis heute keine festgelegten Guidelines für Meetings gibt, so empfiehlt sich, diese für virtuelle Meetings zu implementieren und die Mitarbeitenden dadurch zu unterstützen. Dies hilft Unklarheiten abzubauen, Sicherheit zu schaffen und so einen klaren Rahmen zu setzen, um die Ziele der Meetings zu erreichen. 

Fazit

Veränderte Umstände am Arbeitsplatz erfordern fortlaufendes Hinterfragen von Arbeitsweisen und Werkzeugen. Basierend auf den Erfahrungen der Coronakrise, verfügen Unternehmen nun über einen guten Erfahrungsschatz, um Empfehlungen bezüglich physischen und virtuellen Meetings zu geben sowie mit weiteren Guidelines die Meetingkultur zu verändern.   

Gerade die Gefahren rund um den Verlust von para- und nonverbaler Kommunikation sind zu beachten und es wird empfohlen, auf Basis gewonnener Erkenntnisse auf das eigene Unternehmen zugeschnittene Guidelines zu definieren, um eine erfolgreiche Transformation der bestehenden Meetingkultur auf die virtuelle Ebene zu gewährleisten. 

Literaturquellen / Links / Tools

https://www.iwkoeln.de/studien/iw-kurzberichte/beitrag/barbara-engels-unternehmen-koennten-83-mrd-euro-sparen-376105.html
https://www.coaching-magazin.de/beruf-coach/grenzen-der-online-kommunikation
Flexible Working 2020 | Deloitte Österreich 
Homeoffice: So können Sie mit Ihrem Team arbeiten, wenn alle zu Hause sind | ZEIT Arbeit 

Autorenteam:
Friederike Dubois
Sandra Zehntner

CAS Agile Leadership in IT

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