Oliver Reifenhäuser aus Berlin berät seit 2006 Organisationen und Vereine bei der Einführung und Verbesserung des strategischen Freiwilligen-Managements. Während mehr als zehn Jahren unterrichtete er im CAS Freiwilligen-Management.
Die Beratergruppe Ehrenamt war bereits bei der ersten Durchführung des CAS Freiwilligen Management im Jahr 2013 im Einsatz. Heute, im Jahr 2025, bist du zum letzten Mal von Berlin nach Olten zum Unterrichten gereist. Was hat sich in den vergangenen 10-15 Jahren im Freiwilligen-Management verändert?
Zunächst einmal möchte ich sagen, dass ich die Zeit in Olten und auch die Freundlichkeit der Menschen hier immer sehr genossen habe. Das wird mir immer in guter Erinnerung bleiben. Vergleiche ich den ersten Kurs, der 2013 stattgefunden hat, mit dem Kurs in diesem Jahr, lässt sich eine deutliche Professionalisierung im Bereich des Freiwilligen-Managements feststellen. Waren vor zehn Jahren bezahlte Stellen für Freiwilligen-Manager:innen oder Freiwilligen-Koordinator:innen noch eher rar, so ist es mittlerweile in sehr vielen Organisationen Normalität, eine Person für den Bereich Freiwilligenarbeit zu bezahlen. Ich würde sogar sagen, hier in der Schweiz ist das selbstverständlicher als in Deutschland. Vor allem vermehrt kirchliche Organisationen setzen auf das Freiwilligen-Management als Möglichkeit, mehr Freiwillige zu gewinnen und diese zu binden.
Inwiefern haben sich die Fragen und Anliegen der Teilnehmenden verändert?
Waren zu Beginn noch bei vielen die Begrifflichkeiten und die Werkzeuge aus dem Freiwilligen-Management neu, so gehen die Fragen der Teilnehmenden inzwischen weit darüber hinaus. Vor allem die Frage, wie man ein systematisches Freiwilligen-Management in der Organisation aufbauen und dort fest implementieren kann, beschäftigt heute mehr Teilnehmende. Das zeigt, dass sich das Wissen über das Freiwilligen-Management schon gut verbreitet hat und nun viele in der Umsetzungsphase stecken oder ihr System weiterentwickeln wollen.
Beim Start des CAS war das Berufsbild Freiwilligen-Koordinator:in oder Freiwilligen-Manager:in in der Schweiz eher unbekannt. Wie schätzt du die Situation heute ein?
Über die Veränderungen im Berufsbild über die Jahre habe ich ja schon etwas gesagt. Was sowohl in der Schweiz wie auch in Deutschland noch ein grosses Thema ist, ist der geringe Stellenwert, den dieses neue Berufsfeld in den Organisationen noch besitzt. Die Vorstellungen von Vorgesetzten und Leitungen, wieviel Zeit man für die Gewinnung und Begleitung von Freiwilligen und für das Freiwilligen-Management insgesamt braucht, sind in der Regel unrealistisch. Hier fehlt den Entscheider:innen oft noch das Wissen über die genauen Aufgaben von Freiwilligen-Koordinator:innen. Und nicht selten fehlt auch die notwendige Wertschätzung für die Freiwilligen insgesamt, die sich ja zumeist unbezahlt engagieren, deren Engagement aber nicht ohne eigenes Engagement der Organisation zu bekommen ist. Ich hoffe, dass der Stellenwert der Freiwilligenarbeit und des Freiwilligen-Managements in den Organisationen in den nächsten Jahren noch weiter steigt.
Du hast das "Reifegradmodell Freiwilligen-Management" entwickelt. Wie funktioniert es?
Mit dem Reifegradmodell lässt sich sehr schön der Implementierungsgrad oder anders gesagt, die "Reife" des eigenen Freiwilligen-Management-Systems anhand von 15 Kriterien messen. Für jedes Kriterium sind zudem 5 unterschiedliche Qualitätsstufen beschrieben. Findet man die aktuelle Situation der Organisation in einer der 5 Beschreibungen des Kriteriums gut getroffen, kann man dafür einen, zwei oder maximal 5 Reifegrad-Punkte bekommen. Macht man das für alle 15 Kriterien, lässt sich am Ende ein Mittelwert ausrechnen, der zwischen 1 und 5 liegt. So einfach ist das. Interessant ist das Modell, weil man tatsächlich einen höheren Reifegrad messen wird, wenn man in die Engagementförderung und ins Freiwilligen-Management investiert hat. Einen Mittelwert von ca. 4 messen Organisationen, die sich schon seit mehreren Jahren kontinuierlich im Freiwilligen-Management verbessert haben und darin richtig "ausgereift" sind. Einen Gesamtreifegrad von 5 bekommt man nur, wenn man exzellent ist. Das muss man gar nicht erreichen. Ich liebe das Modell, weil es so einfach und doch so aussagekräftig ist.
Viele Organisationen und Vereine haben Schwierigkeiten, genügend Freiwillige zu finden und zu halten. Was gilt es deiner Erfahrung nach bei der Rekrutierung und Bindung von Freiwilligen zu beachten?
Die Gewinnung von Freiwilligen war in allen Kursen ein zentrales Thema, das beschäftigt eigentlich alle Akteure in diesem Feld. Die Erfahrung zeigt, dass die Gewinnung am besten funktioniert, wenn man konkret für bestimmte Engagements wirbt und darin beschreibt, was die Aufgaben sind, welcher Zeitaufwand damit verbunden ist und welche Fähigkeiten und Fertigkeiten für die Aufgabe erforderlich sind. Es sollte auch dargestellt werden, was an der Aufgabe Spass macht und was man davon konkret hat. Allgemeine Aufrufe zum Engagement sind hingegen eher wirkungslos, weil die Menschen nicht wissen, was sie erwartet und niemand "die Katze im Sack kaufen" möchte. Nicht zuletzt sollte man überlegen, welche Zielgruppe man ansprechen möchte und welcher Werbeweg (z. B. persönliche Ansprache, Zeitungsartikel, Social Media, Flyer etc.) am besten passt. Berücksichtigt man all dies bei der Gewinnung, steigen die Chancen, dass sich Interessierte für das Engagement melden.
Wie siehst du die Zukunft des freiwilligen Engagements?
In vielen Bereichen wird der Bedarf an freiwillig Engagierten in den nächsten Jahren steigen. Viele Organisation, vor allem traditionelle oder alteingesessene Vereine und Verbände, aber auch die Kirchen, haben viele Jahre mit dauerhaft engagierten Freiwilligen zusammenarbeiten können. Neue Engagierte zu gewinnen, war da oft gar nicht notwendig. Nun sind aber viele dieser Freiwilligen älter und sie überlegen, in den nächsten Jahren das Engagement zu beenden. Dadurch wird man mehr Energie in die Gewinnung von neuen Freiwilligen investieren müssen. Aber auch die Engagementangebote und die Formate müssen teilweise angepasst werden, weil sie nicht mehr zeitgemäss sind. Denn die Freiwilligen heute suchen eher Engagements mit einem überschaubaren Zeitaufwand und auch mit der Möglichkeit, wieder aussteigen zu können. Zudem gibt es auch den Wunsch nach einem freundlichen und professionellen Umfeld. Auf diese veränderten Erwartungen sollten Organisationen reagieren und sich anpassen. Denn, das zeigen die Zahlen aus aktuellen Befragungen: die Bereitschaft, sich freiwillig zu engagieren ist nicht gesunken. In einigen Bereichen und Altersgruppen steigt sogar die Bereitschaft von Menschen, sich in die Gesellschaft einzubringen und die Welt mit ihrem Engagement ein Stückchen besser zu machen.