Going virtual: Eine gute Meeting-Praxis ist online wichtiger denn je

Bei Online-Meetings mit mehr als zwei Personen sind folgende Hinweise hilfreich:

• Pausenlos auf den Bildschirm starren ist anstrengend - Online-Meetings sind daher möglichst kurz zu halten. Die Konzentrationsfähigkeit ist oftmals in deutlich kürzerer Zeit beeinträchtigt als in Präsenzmeetings.
  
  
• Für längere Meetings gilt daher: unbedingt kurze und im Idealfall mehrere Pausen planen, z.B. 10 Minuten nach einer Dreiviertelstunde. In der Pause auch mal vom Bildschirm wegschauen oder aufstehen und kurz die Beine vertreten.
  
  
• Wenn erst wenig Erfahrung mit Online-Meetings herrscht: Zu Anfang immer wieder auf übliche Regeln verweisen, um diese explizit zu machen. Z.B. können sich alle Teilnehmenden stumm schalten (“mute”), bis sie etwas sagen wollen, das verhindert störende Nebengeräusche. Je nach Bandbreitenverfügbarkeit ist es auch sinnvoll, das Video nur dann einzuschalten, wenn man spricht. Wichtig ist auch deutlich zu machen, ob und wie der parallel laufende Chat genutzt wird und wofür.
  
  
• Manche Menschen fühlen sich mit dem Einsatz von Video unwohl oder durch das eigene Bild abgelenkt. Andere fühlen sich unwohl, wenn sie selber per Video zu sehen sind, die anderen Teilnehmenden aber nicht. Es kann daher sinnvoll sein zu vereinbaren, dass alle zu Beginn um am Schluss eines Meetings Video anmachen um sich kurz zu begrüssen bzw. sich zu verabschieden, man sich aber ansonsten auf den Audiokanal beschränkt.
  
  
• In grossen Online-Meetings braucht es idealerweise eine Moderation. Hilfreich ist es, wenn dies nicht die Person macht, die das Meeting leitet, sondern eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer diese Rolle übernimmt. Viele Tools haben für die Moderation nützliche Funktionen wie den parallel laufenden Chat oder die Funktion “Hand heben”. Die Benutzung dieser Funktionen sollte dabei klar und explizit geregelt werden.
  
  
• Inhalte dem Kanal anpassen: Offline kann man viel länger zuhören und bekommt direktes Feedback. Daher gilt im Online-Meeting: Halten Sie sich kurz, bleiben Sie bei den sachlich wichtigen Punkten, unterscheiden Sie klar zwischen Input und Diskussion.
  
  
• Wichtig ist auch zu überlegen, ob für jede Art von Meeting ein und dasselbe Tool verwendet wird oder ob es Sinn macht, für unterschiedliche Meeting-Inhalte (z.B. Diskussion, Brainstorming, Entscheidungsfindung etc.) verschiedene Tools zu verwenden. Zudem kann ein Wechsel des elektronischen Tools positive Effekte auf die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden haben.